DORĘCZENIA ELEKTRONICZNE
Dnia 5 października 2021 r. wchodzi w życie ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320, dalej jako „Ustawa”), która wprowadza zmiany w zasadach doręczenia korespondencji pochodzącej od podmiotów publicznych.
Zmiany wprowadzone ustawą wprowadzają możliwość korzystania z jednego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie mógł być wykorzystywany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Pozostałymi podmiotami zobowiązanymi do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych są następujące podmioty niepubliczne: wykonujący zawód adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze, radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, a także przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego oraz przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej łącznie jako „podmioty zobowiązane”).
Podmiotom wyżej wymienionym przysługuje prawo wyboru pomiędzy adresem do doręczeń elektronicznych powiązanym z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. adresem publicznym) oraz adresem do doręczeń elektronicznych powiązanym z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. adresem od dostawcy kwalifikowanego).
Dla potrzeb obsługi korespondencji podmioty zobowiązane mają obowiązek wyznaczyć tzw. administratora skrzynki doręczeń. Administrator skrzynki doręczeń będzie uprawniony co najmniej do jej aktywacji, wskazywania dalszych osób fizycznych upoważnionych do dostępu do skrzynki doręczeń oraz zarządzania skrzynką doręczeń, co w szczególności obejmuje odbieranie i wysyłanie korespondencji oraz zarządzanie korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń.
Zarówno operator publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jak i kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będą wystawiać ustandaryzowane dowody doręczenia korespondencji. Zgodnie z postanowieniami Ustawy dowód otrzymania korespondencji jest wystawiany po odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, a w przypadku podmiotu publicznego po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych, jak również po upływie 14 dni od wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, w sytuacji gdy adresat wcześniej go nie odebrał.
Serdecznie zapraszamy do kontaktu w przypadku wszelkich pytań związanych z tym tematem.
Na mocy postanowień Ustawy podmiot publiczny zobowiązany jest do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Z katalogu podmiotów zobowiązanych do posiadania adresu elektronicznego wyłączono osoby fizyczne, które mogą według własnej potrzeby podjąć decyzję o posiadaniu przedmiotowego adresu.
Dla potrzeb obsługi korespondencji podmioty zobowiązane mają obowiązek wyznaczyć tzw. administratora skrzynki doręczeń. Administrator skrzynki doręczeń będzie uprawniony co najmniej do jej aktywacji, wskazywania dalszych osób fizycznych upoważnionych do dostępu do skrzynki doręczeń oraz zarządzania skrzynką doręczeń, co w szczególności obejmuje odbieranie i wysyłanie korespondencji oraz zarządzanie korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń.
Do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego obowiązany będzie operator wyznaczony. W okresie przejściowym, czyli do dnia 31 grudnia 2025 r. włącznie, obowiązki operatora wyznaczonego wynikające z Ustawy powierzone zostaną Poczcie Polskiej S.A.
Pomimo, że Ustawa wchodzi w życie w dniu 5 października 2021 r., niektóre z postanowień wchodzą w życie w terminach późniejszych. Co istotne, dnia 5 lipca 2022 r. wejdą w życie przepisy zobowiązujące profesjonalnych pełnomocników, a także przedsiębiorców wpisanych do KRS do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Natomiast, dnia 1 października 2026 r. wejdą w życie przepisy zobowiązujące przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.