FAKTURY ELEKTRONICZNE W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH
W dniu 9 listopada br. Sejm uchwalił ustawę o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (dalej jako: „Ustawa”). Obecnie Ustawa czeka na podpis Prezydenta.
Ustawa ma wejść w życie 18 kwietnia 2019 r., z tym, że do:
Ustawa ma na celu wdrożenie do polskiego porządku prawnego Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Tekst mający znaczenie dla EOG) (Dz. Urz. UE L 133 z 06.05.2014, str. 1).
Przepisy Ustawy znajdą zastosowanie do przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych. Ustawa definiuje, co należy rozumieć przez ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną oraz inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny (art. 2 pkt 3) i pkt 4) Ustawy). Wyłączone spod stosowania Ustawy są zamówienia publiczne, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 Pzp oraz umowy koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi.
Zobowiązani do stosowania Ustawy będą zamawiający w rozumieniu Pzp, ustawy o koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz podmioty publiczne w rozumieniu ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym.
Przepisy Ustawy nie znajdą zastosowania do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego, wszczętych przed dniem wejścia w życie Ustawy i umów zawartych w wyniku takich postępowań.
Ustawa określa przede wszystkim zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zwanego w Ustawie „platformą”.
Narzędziem do realizacji tego obowiązku będzie Platforma Elektronicznego Fakturowania. Wdrożenie Platformy jest realizowane przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania w Poznaniu.
Co istotne, zamawiający będą zobowiązani do odbierania od wykonawcy tzw. ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Natomiast wykonawcy nie będą zobligowani do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy. Inne niż faktura ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne będą mogły być wysyłane i odbierane za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę.
Funkcjonowanie platformy ma zapewnić Minister właściwy do spraw gospodarki. Korzystanie z platformy będzie bezpłatne.
Zamawiający będą zobowiązani do posiadania konta na platformie. Będą zobligowani założyć takie konto przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.
Kwestią, której Ustawa nie reguluje jest moment rozpoczęcia jej stosowania przez tzw. zamawiających sektorowych w rozumieniu Pzp. Ustawa wskazuje z jednej strony, że do zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro przepisy Ustawy znajdą zastosowanie dopiero od 1 sierpnia 2019 r., co mogłoby sugerować, że taka sama zasada będzie dotyczyła zamówień o wartości poniżej progów zobowiązujących zamawiających sektorowych do stosowania Pzp (skoro do nich Pzp nie znajduje zastosowania). Z drugiej jednak strony, przepis art. 12 Ustawy zawiera wyjątki od ogólnej reguły dotyczącej daty początkowej stosowania jej przepisów,
a wyjątki nie powinny być traktowane rozszerzająco. Do czasu rozstrzygnięcia tej wątpliwości, czy to poprzez zmianę przepisów, czy też opublikowanie interpretacji np. Urzędu Zamówień Publicznych, ostrożnościowo zalecamy stosowanie Ustawy od dnia 18 kwietnia 2019 r.
Do dnia wejścia w życie Ustawy podmioty zobligowane do jej stosowania powinny zapoznać się z zasadami funkcjonowania Platformy Elektronicznego Fakturowania, zaznajomić swoich pracowników z nowymi obowiązkami i być przygotowane do odbierania i obsługi e-faktur zgodnie z nowymi przepisami. Wykonawcy natomiast powinni rozważyć możliwość korzystania z nowych rozwiązań, które mają na celu przyspieszenie i ułatwienie procesu wystawiania oraz wysyłania faktur wystawianych w związku z realizacją m.in. zamówień publicznych.
- zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej jako: „Pzp”), tj. zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro;
- umów koncesji, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi,
- umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, o których mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym
Ustawa ma na celu wdrożenie do polskiego porządku prawnego Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Tekst mający znaczenie dla EOG) (Dz. Urz. UE L 133 z 06.05.2014, str. 1).
Przepisy Ustawy znajdą zastosowanie do przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych. Ustawa definiuje, co należy rozumieć przez ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną oraz inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny (art. 2 pkt 3) i pkt 4) Ustawy). Wyłączone spod stosowania Ustawy są zamówienia publiczne, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 Pzp oraz umowy koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi.
Zobowiązani do stosowania Ustawy będą zamawiający w rozumieniu Pzp, ustawy o koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz podmioty publiczne w rozumieniu ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym.
Przepisy Ustawy nie znajdą zastosowania do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego, wszczętych przed dniem wejścia w życie Ustawy i umów zawartych w wyniku takich postępowań.
Ustawa określa przede wszystkim zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zwanego w Ustawie „platformą”.
Narzędziem do realizacji tego obowiązku będzie Platforma Elektronicznego Fakturowania. Wdrożenie Platformy jest realizowane przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania w Poznaniu.
Co istotne, zamawiający będą zobowiązani do odbierania od wykonawcy tzw. ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Natomiast wykonawcy nie będą zobligowani do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy. Inne niż faktura ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne będą mogły być wysyłane i odbierane za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę.
Funkcjonowanie platformy ma zapewnić Minister właściwy do spraw gospodarki. Korzystanie z platformy będzie bezpłatne.
Zamawiający będą zobowiązani do posiadania konta na platformie. Będą zobligowani założyć takie konto przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.
Kwestią, której Ustawa nie reguluje jest moment rozpoczęcia jej stosowania przez tzw. zamawiających sektorowych w rozumieniu Pzp. Ustawa wskazuje z jednej strony, że do zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro przepisy Ustawy znajdą zastosowanie dopiero od 1 sierpnia 2019 r., co mogłoby sugerować, że taka sama zasada będzie dotyczyła zamówień o wartości poniżej progów zobowiązujących zamawiających sektorowych do stosowania Pzp (skoro do nich Pzp nie znajduje zastosowania). Z drugiej jednak strony, przepis art. 12 Ustawy zawiera wyjątki od ogólnej reguły dotyczącej daty początkowej stosowania jej przepisów,
a wyjątki nie powinny być traktowane rozszerzająco. Do czasu rozstrzygnięcia tej wątpliwości, czy to poprzez zmianę przepisów, czy też opublikowanie interpretacji np. Urzędu Zamówień Publicznych, ostrożnościowo zalecamy stosowanie Ustawy od dnia 18 kwietnia 2019 r.
Do dnia wejścia w życie Ustawy podmioty zobligowane do jej stosowania powinny zapoznać się z zasadami funkcjonowania Platformy Elektronicznego Fakturowania, zaznajomić swoich pracowników z nowymi obowiązkami i być przygotowane do odbierania i obsługi e-faktur zgodnie z nowymi przepisami. Wykonawcy natomiast powinni rozważyć możliwość korzystania z nowych rozwiązań, które mają na celu przyspieszenie i ułatwienie procesu wystawiania oraz wysyłania faktur wystawianych w związku z realizacją m.in. zamówień publicznych.