REJESTRACJA SPÓŁKI Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ W POSTĘPOWANIU TELEINFORMATYCZNYM
W ramach prac legislacyjnych związanych z nowelizacją kodeksu spółek handlowych został przygotowany projekt ustawy o zmianie ustawy z dnia 15rn września 2000 r. kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, przewidujący możliwość zarejestrowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki z o.o. udostępnionego w systemie teleinformatycznym (druk sejmowy nr 3658 z dnia 24 listopada 2010).
. Celem projektowanych zmian jest ułatwienie, przyspieszenie i uproszczenie procedury rejestracji spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Ponadto proponowane rozwiązania nawiązują do przyjętych w innych krajach członkowskich Unii Europejskiej rozwiązań prawnych zakładających możliwość rejestrowania spółek prawa handlowego przy wykorzystaniu środków teleinformatycznych.
Proponowane zmiany objęte treścią projektu ustawy przewidują wprowadzenie uproszczonej procedury rejestracji spółek z o.o. przy wykorzystaniu środków teleinformatycznych. Nowa procedura będzie alternatywą dla dotychczas istniejącej procedury rejestracji spółki z o.o. Procedura przewidziana projektem w jego obecnym kształcie nie znajdzie zastosowania do innych spółek prawa handlowego niż spółka z o.o.
2.1 Różnice w stosunku do obowiązującej regulacji
Istotną zmianą w stosunku do aktualnie obowiązującej regulacji jest odstępstwo od formy aktu notarialnego, wymaganej dla zawarcia umowy spółki z o.o. Projekt nowelizacji przewiduje możliwość zawarcia umowy spółki z o.o. przez wspólników w formie pisemnej z podpisem elektronicznym. Umowa spółki zawarta w formie pisemnej z podpisem elektronicznym, wraz z pozostałymi dokumentami w formie elektronicznej, wymaganymi przez projekt i składanymi przez wnioskodawcę, stanowi podstawę do złożenia wniosku o zarejestrowanie spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Omawiany projekt obliguje Ministra Sprawiedliwości do określenia w drodze rozporządzenia wzorca umowy spółki z o.o., zapewniającego możliwość zakładania spółek z o.o. w sposób przewidziany nowelizacją oraz gwarantującego bezpieczeństwo i pewność obrotu gospodarczego. Kolejną istotną różnicą względem aktualnie obowiązującej regulacji jest wyeliminowanie z obrotu prawnego formy spółki z o.o. w organizacji, istniejącej zgodnie z aktualnie obowiązującą regulacją od zawarcia umowy spółki do momentu jej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz problemów związanych z jej funkcjonowaniem. W przypadku korzystania przez wspólników z dotychczasowej procedury tworzenia i rejestracji spółki z o.o. forma spółki w organizacji nadal będzie występowała w obrocie.
W celu przyspieszenia postępowania projekt wprowadza termin instrukcyjny 1 dnia od daty wpływu wniosku o wpis spółki z o.o. utworzonej przy wykorzystaniu wzorca do jego rozpoznania. W postępowaniu rejestrowym dotyczącym spółki z o.o. utworzonej w oparciu o wzorzec znajduje również zastosowanie termin 7 dniowy na rozpoznanie uzupełnienia wniosku oraz miesięczny termin na rozpoznanie wniosku o wpis w przypadku konieczności wysłuchania uczestników postępowania albo przeprowadzenia rozprawy. Złożenie wniosku o rejestrację spółki z o.o., utworzonej przy wykorzystaniu wzorca, jak i cała procedura rejestracyjna odbywają się wyłącznie przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, pozwalającego na znacznie szybszy obieg informacji pomiędzy wnioskodawcą i sądem rejestrowym niż w przypadku rejestrowania spółek w ramach aktualnie obowiązującej regulacji.
W związku z możliwością złożenia wniosku o rejestrację spółki w formie elektronicznej ustawodawca przewidział szereg odstępstw od wymogów formalnych związanych ze składaniem wniosku o rejestrację spółki z o.o. za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Przede wszystkim wniosek wraz z częścią załączników składany jest w formie elektronicznej. Wymóg pokrycia kapitału zakładowego przed złożeniem wniosku o rejestrację spółki został zastąpiony wymogiem pokrycia kapitału zakładowego w terminie 7 dni od daty rejestracji spółki. W tym samym terminie spółka jest obowiązana złożyć oświadczenia członków zarządu o wniesieniu wkładów pieniężnych na pokrycie kapitału zakładowego oraz złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu.
Rozważając korzystanie z zaproponowanej nowelizacją procedury rejestracji spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca umowy, mając na względzie niewątpliwe zalety proponowanych rozwiązań, należy mieć na uwadze ograniczenia ustanawiane projektem nowelizacji. Przede wszystkim należy wskazać, iż zawarcie umowy spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca umowy na etapie jej rejestracji wyłącza możliwość dostosowania postanowień umowy do indywidualnych potrzeb wspólników w jakimkolwiek zakresie. Wybór procedury rejestracji spółki z o.o. z wykorzystaniem wzorca umowy będzie tożsamy z akceptacją treści umowy spółki z o.o. w formie określonej przez Ministra Sprawiedliwości w drodze rozporządzenia. Zmiany umowy spółki z o.o. po jej rejestracji będą możliwe, jednak dla ich ważności konieczne będzie zachowanie formy aktu notarialnego. Jednocześnie w przypadku zmiany umowy spółki projekt zakłada formę aktu notarialnego dla uchwalenia pierwszego jednolitego tekstu umowy spółki z o.o. utworzonej przy wykorzystaniu wzorca umowy (kolejne uchwały w przedmiocie jednolitego tekstu umowy spółki będą wymagały wyłącznie formy pisemnej).
Projekt nowelizacji przewiduje wnoszenie przez wspólników wyłącznie wkładów pieniężnych w celu pokrycia kapitału zakładowego spółki z o.o. utworzonej przy wykorzystaniu wzorca, na etapie tworzenia spółki i jej rejestracji wniesienie wkładów rzeczowych jest niedopuszczalne. Powyższe ograniczenie nie wyłącza jednak możliwości podwyższenia kapitału zakładowego po zarejestrowaniu spółki z o.o. oraz pokrycia go wkładem rzeczowym.
Mając na względzie teleinformatyczny charakter postępowania rejestrowego, przewidzianego proponowaną nowelizacją, niezbędnym dla zawarcia umowy spółki będzie posiadanie przez każdego ze wspólników podpisu elektronicznego, co umożliwi zawarcie umowy spółki z o.o. Celem złożenia wniosku o rejestrację spółki wszyscy członkowie zarządu spółki powinni również posiadać podpis elektroniczny na potrzeby postępowania rejestrowego. Jednocześnie proponowane zmiany wyraźnie wskazują na brak konieczności uzyskiwania przez wspólników i członków zarządu możliwości posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Projekt ustawy nie udziela odpowiedzi na pytanie w jakiej formie mogłoby zostać udzielone pełnomocnictwo do zarejestrowania spółki z o.o. w trybie wprowadzanym zmianami. Charakter postępowania sugeruje, że pełnomocnictwo również powinno zostać udzielone w formie elektornicznej, jednak projekt zmian nie daje jednoznacznej odpowiedzi w tym zakresie. Należy więc przypuszczać, iż rozporządzenie wykonawcze wydane przez Ministra Sprawiedliwości w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, regulujące procedurę rejestracji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, powinno doprecyzować kwestię formy pełnomocnictwa oraz trybu jego przedkładania wraz z wnioskiem o rejestrację spółki z o.o. składanym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Równolegle z omawianymi pracami legislacyjnymi, związanymi z nowelizacją kodeksu spółek handlowych trwają prace nad zmianą treści kodeksu postępowania cywilnego oraz ustawy o krajowym rejestrze sądowym, celem ich dostosowania do planowanych rozwiązań. Ze względu na brak wzorca umowy spółki z o.o. oraz brak rozporządzenia określającego sposób i tryb złożenia wniosku o wpis spółki do rejestru na obecnym etapie nie istnieje możliwość ich oceny.
Analizując projekt zmiany treści kodeksu spółek handlowych w szczególności należy zwrócić uwagę na następujące ułatwienia przewidziane proponowaną nowelizacją:
- brak konieczności zawierania umowy spółki w formie aktu notarialnego,
- brak funkcjonowania spółki z o.o. w organizacji,
- postępowanie rejestrowe odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego,
- przyspieszenie procedury rejestracji w stosunku do istniejących rozwiązań,
- brak konieczności pokrywania wkładów na kapitał zakładowy przed zarejestrowaniem
spółki,
- złagodzenie rygorów formalnych względem wniosku o rejestrację spółki.
Proponowana regulacja ustanawia także pewne ograniczenia, mogące w konkretnej sytuacji niekorzystnie wpływać na sytuację wspólników oraz funkcjonowanie spółki. Wskazać należy w tym zakresie przede wszystkim na:
- możliwość zawarcia umowy spółki z o.o. wyłącznie o treści zgodnej ze wzorcem (zmiany
treści umowy spółki są możliwe dopiero po rejestracji i wymagają formy aktu
notarialnego),
- brak możliwości wnoszenia wkładów rzeczowych na pokrycie kapitału zakładowego na
etapie tworzenia spółki,
- konieczność posiadania podpisu elektronicznego na potrzeby zawarcia umowy spółki
z o.o., oraz na potrzeby postępowania rejestrowego.
Planowane zmiany wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2012 r., pod warunkiem ukończenia procesu legislacyjnego przed zakończeniem obecnej kadencji parlamentu oraz uchwalenia ustawy w kształcie przewidzianym omawianym projektem.
Gdyby byli Państwo zainteresowani analizą konkretnego przypadku pozostającego w związku z omawianymi zagadnieniami, prosimy o kontakt z Panem Markiem Widerą lub Michałem Grzybczykiem.
Proponowane zmiany objęte treścią projektu ustawy przewidują wprowadzenie uproszczonej procedury rejestracji spółek z o.o. przy wykorzystaniu środków teleinformatycznych. Nowa procedura będzie alternatywą dla dotychczas istniejącej procedury rejestracji spółki z o.o. Procedura przewidziana projektem w jego obecnym kształcie nie znajdzie zastosowania do innych spółek prawa handlowego niż spółka z o.o.
2.1 Różnice w stosunku do obowiązującej regulacji
Istotną zmianą w stosunku do aktualnie obowiązującej regulacji jest odstępstwo od formy aktu notarialnego, wymaganej dla zawarcia umowy spółki z o.o. Projekt nowelizacji przewiduje możliwość zawarcia umowy spółki z o.o. przez wspólników w formie pisemnej z podpisem elektronicznym. Umowa spółki zawarta w formie pisemnej z podpisem elektronicznym, wraz z pozostałymi dokumentami w formie elektronicznej, wymaganymi przez projekt i składanymi przez wnioskodawcę, stanowi podstawę do złożenia wniosku o zarejestrowanie spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Omawiany projekt obliguje Ministra Sprawiedliwości do określenia w drodze rozporządzenia wzorca umowy spółki z o.o., zapewniającego możliwość zakładania spółek z o.o. w sposób przewidziany nowelizacją oraz gwarantującego bezpieczeństwo i pewność obrotu gospodarczego. Kolejną istotną różnicą względem aktualnie obowiązującej regulacji jest wyeliminowanie z obrotu prawnego formy spółki z o.o. w organizacji, istniejącej zgodnie z aktualnie obowiązującą regulacją od zawarcia umowy spółki do momentu jej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz problemów związanych z jej funkcjonowaniem. W przypadku korzystania przez wspólników z dotychczasowej procedury tworzenia i rejestracji spółki z o.o. forma spółki w organizacji nadal będzie występowała w obrocie.
W celu przyspieszenia postępowania projekt wprowadza termin instrukcyjny 1 dnia od daty wpływu wniosku o wpis spółki z o.o. utworzonej przy wykorzystaniu wzorca do jego rozpoznania. W postępowaniu rejestrowym dotyczącym spółki z o.o. utworzonej w oparciu o wzorzec znajduje również zastosowanie termin 7 dniowy na rozpoznanie uzupełnienia wniosku oraz miesięczny termin na rozpoznanie wniosku o wpis w przypadku konieczności wysłuchania uczestników postępowania albo przeprowadzenia rozprawy. Złożenie wniosku o rejestrację spółki z o.o., utworzonej przy wykorzystaniu wzorca, jak i cała procedura rejestracyjna odbywają się wyłącznie przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, pozwalającego na znacznie szybszy obieg informacji pomiędzy wnioskodawcą i sądem rejestrowym niż w przypadku rejestrowania spółek w ramach aktualnie obowiązującej regulacji.
W związku z możliwością złożenia wniosku o rejestrację spółki w formie elektronicznej ustawodawca przewidział szereg odstępstw od wymogów formalnych związanych ze składaniem wniosku o rejestrację spółki z o.o. za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Przede wszystkim wniosek wraz z częścią załączników składany jest w formie elektronicznej. Wymóg pokrycia kapitału zakładowego przed złożeniem wniosku o rejestrację spółki został zastąpiony wymogiem pokrycia kapitału zakładowego w terminie 7 dni od daty rejestracji spółki. W tym samym terminie spółka jest obowiązana złożyć oświadczenia członków zarządu o wniesieniu wkładów pieniężnych na pokrycie kapitału zakładowego oraz złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu.
Rozważając korzystanie z zaproponowanej nowelizacją procedury rejestracji spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca umowy, mając na względzie niewątpliwe zalety proponowanych rozwiązań, należy mieć na uwadze ograniczenia ustanawiane projektem nowelizacji. Przede wszystkim należy wskazać, iż zawarcie umowy spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca umowy na etapie jej rejestracji wyłącza możliwość dostosowania postanowień umowy do indywidualnych potrzeb wspólników w jakimkolwiek zakresie. Wybór procedury rejestracji spółki z o.o. z wykorzystaniem wzorca umowy będzie tożsamy z akceptacją treści umowy spółki z o.o. w formie określonej przez Ministra Sprawiedliwości w drodze rozporządzenia. Zmiany umowy spółki z o.o. po jej rejestracji będą możliwe, jednak dla ich ważności konieczne będzie zachowanie formy aktu notarialnego. Jednocześnie w przypadku zmiany umowy spółki projekt zakłada formę aktu notarialnego dla uchwalenia pierwszego jednolitego tekstu umowy spółki z o.o. utworzonej przy wykorzystaniu wzorca umowy (kolejne uchwały w przedmiocie jednolitego tekstu umowy spółki będą wymagały wyłącznie formy pisemnej).
Projekt nowelizacji przewiduje wnoszenie przez wspólników wyłącznie wkładów pieniężnych w celu pokrycia kapitału zakładowego spółki z o.o. utworzonej przy wykorzystaniu wzorca, na etapie tworzenia spółki i jej rejestracji wniesienie wkładów rzeczowych jest niedopuszczalne. Powyższe ograniczenie nie wyłącza jednak możliwości podwyższenia kapitału zakładowego po zarejestrowaniu spółki z o.o. oraz pokrycia go wkładem rzeczowym.
Mając na względzie teleinformatyczny charakter postępowania rejestrowego, przewidzianego proponowaną nowelizacją, niezbędnym dla zawarcia umowy spółki będzie posiadanie przez każdego ze wspólników podpisu elektronicznego, co umożliwi zawarcie umowy spółki z o.o. Celem złożenia wniosku o rejestrację spółki wszyscy członkowie zarządu spółki powinni również posiadać podpis elektroniczny na potrzeby postępowania rejestrowego. Jednocześnie proponowane zmiany wyraźnie wskazują na brak konieczności uzyskiwania przez wspólników i członków zarządu możliwości posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Projekt ustawy nie udziela odpowiedzi na pytanie w jakiej formie mogłoby zostać udzielone pełnomocnictwo do zarejestrowania spółki z o.o. w trybie wprowadzanym zmianami. Charakter postępowania sugeruje, że pełnomocnictwo również powinno zostać udzielone w formie elektornicznej, jednak projekt zmian nie daje jednoznacznej odpowiedzi w tym zakresie. Należy więc przypuszczać, iż rozporządzenie wykonawcze wydane przez Ministra Sprawiedliwości w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, regulujące procedurę rejestracji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, powinno doprecyzować kwestię formy pełnomocnictwa oraz trybu jego przedkładania wraz z wnioskiem o rejestrację spółki z o.o. składanym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Równolegle z omawianymi pracami legislacyjnymi, związanymi z nowelizacją kodeksu spółek handlowych trwają prace nad zmianą treści kodeksu postępowania cywilnego oraz ustawy o krajowym rejestrze sądowym, celem ich dostosowania do planowanych rozwiązań. Ze względu na brak wzorca umowy spółki z o.o. oraz brak rozporządzenia określającego sposób i tryb złożenia wniosku o wpis spółki do rejestru na obecnym etapie nie istnieje możliwość ich oceny.
Analizując projekt zmiany treści kodeksu spółek handlowych w szczególności należy zwrócić uwagę na następujące ułatwienia przewidziane proponowaną nowelizacją:
- brak konieczności zawierania umowy spółki w formie aktu notarialnego,
- brak funkcjonowania spółki z o.o. w organizacji,
- postępowanie rejestrowe odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego,
- przyspieszenie procedury rejestracji w stosunku do istniejących rozwiązań,
- brak konieczności pokrywania wkładów na kapitał zakładowy przed zarejestrowaniem
spółki,
- złagodzenie rygorów formalnych względem wniosku o rejestrację spółki.
Proponowana regulacja ustanawia także pewne ograniczenia, mogące w konkretnej sytuacji niekorzystnie wpływać na sytuację wspólników oraz funkcjonowanie spółki. Wskazać należy w tym zakresie przede wszystkim na:
- możliwość zawarcia umowy spółki z o.o. wyłącznie o treści zgodnej ze wzorcem (zmiany
treści umowy spółki są możliwe dopiero po rejestracji i wymagają formy aktu
notarialnego),
- brak możliwości wnoszenia wkładów rzeczowych na pokrycie kapitału zakładowego na
etapie tworzenia spółki,
- konieczność posiadania podpisu elektronicznego na potrzeby zawarcia umowy spółki
z o.o., oraz na potrzeby postępowania rejestrowego.
Planowane zmiany wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2012 r., pod warunkiem ukończenia procesu legislacyjnego przed zakończeniem obecnej kadencji parlamentu oraz uchwalenia ustawy w kształcie przewidzianym omawianym projektem.
Gdyby byli Państwo zainteresowani analizą konkretnego przypadku pozostającego w związku z omawianymi zagadnieniami, prosimy o kontakt z Panem Markiem Widerą lub Michałem Grzybczykiem.